Acteurs de la copropriété (organisation juridique)

Trois rôles, une même copropriété

Dès qu’un immeuble comporte au moins deux lots appartenant à des personnes différentes, le syndicat des copropriétaires existe automatiquement. Il réunit tous les copropriétaires, possède un patrimoine propre et agit dans l’intérêt collectif de l’immeuble. C’est lui qui, par les votes de l’assemblée générale, adopte le budget, choisit le syndic, vote les contrats, les travaux (Les travaux de logement regroupent les formalités, contrats, assurances et garanties qui encadrent une construction, une rénovation ou une extension.) et les règles utiles aux parties communes.

Le syndic est l’organe exécutif. Professionnel rémunéré ou copropriétaire exerçant à titre non professionnel, il administre l’immeuble, applique le règlement de copropriété, exécute les décisions votées, appelle les fonds et tient la comptabilité. Il signe les contrats au nom du syndicat : une décision d’assemblée générale et l’exécution de cette décision sont donc deux étapes distinctes.

Le conseil syndical fait le lien entre les copropriétaires et le syndic. Il émet des avis, aide à préparer certaines décisions et vérifie la gestion. L’assemblée générale élit ses membres un par un. Le règlement de copropriété ou l’assemblée fixe ensuite l’organisation pratique : nombre de conseillers, durée du mandat, suppléants et réunions.

Ce que chacun peut décider ou contrôler

Le conseil syndical intervient notamment sur l’ordre du jour, les travaux urgents, certains contrats dépassant un seuil fixé par l’assemblée et la situation d’une copropriété en difficulté. Il peut aussi recevoir une délégation de pouvoirs, votée à la majorité absolue, pour une durée maximale de deux ans. Cette délégation a un périmètre et un plafond de dépenses définis par l’assemblée ; elle ne couvre pas, par exemple, l’approbation des comptes ni le vote du budget prévisionnel.

Les membres du conseil syndical accèdent à des documents utiles au contrôle : balances générales, relevés de comptes bancaires séparés, procédures judiciaires en cours et justificatifs du syndic professionnel. Le syndic propose aussi un accès en ligne sécurisé aux copropriétaires, avec notamment le règlement, le carnet d’entretien, les contrats en cours, les trois derniers procès-verbaux annuels relatifs aux comptes et son contrat.

Choisir un syndic et lire son contrat

Un syndic professionnel doit détenir une carte professionnelle, une garantie financière et une assurance de responsabilité civile professionnelle. Son contrat présente un forfait pour la gestion courante. Les prestations particulières et le suivi de travaux peuvent donner lieu à des honoraires complémentaires lorsqu’ils entrent dans le cadre prévu et sont votés. Les copropriétaires comparent donc le montant global, les prestations incluses, les tarifs hors forfait et les conditions de suivi des travaux, plutôt qu’un seul prix annuel.

Le syndic non professionnel est un copropriétaire. Il peut être bénévole ou, dans une copropriété coopérative, président du conseil syndical. Dans ce dernier modèle, les copropriétaires élisent d’abord le conseil syndical ; ses membres élisent ensuite parmi eux le syndic coopératif. Les fonctions de membre du conseil syndical dans un syndicat coopératif sont bénévoles.

Financer la gestion sans confondre les appels

Les honoraires du syndic professionnel font partie du budget prévisionnel annuel et sont répartis entre les copropriétaires selon leurs tantièmes. Pour la gestion courante, la rémunération prend la forme d’un forfait. Les travaux hors budget prévisionnel peuvent comporter des honoraires spécifiques : l’assemblée vote les travaux et leur rémunération selon les règles applicables à ces travaux.

Une avance de trésorerie répond à un autre besoin : elle constitue une réserve ou couvre une difficulté temporaire de trésorerie. Le syndic peut l’appeler lorsqu’elle est prévue par le règlement de copropriété, lorsqu’elle est votée par l’assemblée pour un manque temporaire, ou lorsqu’elle correspond à l’échéancier d’un plan pluriannuel de travaux. Lorsque le règlement prévoit un fonds de roulement, son montant reste plafonné à un sixième du budget prévisionnel, soit deux mois de budget. L’avance est remboursable au copropriétaire qui vend son lot.

Remplacer le syndic sans rupture de gestion

À la fin du mandat, qui dure en principe trois ans, le conseil syndical met en concurrence (La concurrence organise la rivalité entre entreprises pour attirer les clients par les prix, la qualité, le choix et l’innovation.) plusieurs projets de contrat. L’assemblée est convoquée et tenue dans les trois mois précédant la fin du mandat. Les contrats sont annexés à la convocation afin que chaque copropriétaire puisse comparer avant le vote. L’assemblée vote chaque candidature à la majorité absolue ; elle fixe la fin du contrat sortant et la prise d’effet du nouveau, au plus tôt un jour franc après la réunion. Le non-renouvellement à l’échéance ne demande pas de motif particulier.

Une résiliation en cours de mandat suit une voie plus exigeante. Le conseil syndical doit s’appuyer sur des manquements suffisamment graves, demander par lettre recommandée motivée l’inscription à l’ordre du jour, puis faire voter la rupture à la majorité absolue. Le syndic convoque l’assemblée dans les deux mois suivant la première présentation de la demande du président du conseil syndical ; à défaut, ce président la convoque. Préparer un remplaçant avant ce vote protège la continuité de gestion. Une rupture abusive peut ouvrir droit à une indemnisation du syndic.

Questions fréquentes

Comment le syndic est-il rémunéré ?

Le syndic professionnel perçoit un forfait pour la gestion courante, voté avec son contrat. Certaines prestations particulières et le suivi de travaux hors budget peuvent s’ajouter dans les conditions prévues. Un syndic non professionnel peut obtenir le remboursement de ses frais et, si l’assemblée le vote, une rémunération.

Qui peut assister à une réunion du conseil syndical ?

Les membres du conseil syndical y participent. Le président peut inviter un suppléant, le syndic, un copropriétaire utile au sujet ou un intervenant technique ; le règlement de copropriété peut prévoir des règles particulières.

Peut-on changer de syndic à la fin du mandat ?

Oui. L’assemblée générale choisit un autre syndic après comparaison des contrats et fixe les dates de succession des mandats.

Peut-on arrêter un mandat avant son terme ?

Oui, lorsque des manquements suffisamment graves le justifient et après le vote de l’assemblée générale. La procédure organise une transition avec un nouveau syndic.

Le syndic peut-il demander une avance de trésorerie ?

Oui, dans les trois cas prévus par les textes : avance inscrite au règlement, avance temporaire décidée par l’assemblée ou échéancier du plan pluriannuel de travaux.