Documents de copropriété

Lire l'immeuble avant de décider

Le règlement de copropriété est la charte de l'immeuble. Acte authentique publié au service de la publicité foncière, il désigne les parties privatives et communes, précise la destination des lots et répartit les charges. Il organise aussi les rôles du syndic, du conseil syndical et de l'assemblée générale. Ses clauses s'imposent aux copropriétaires, aux locataires et aux futurs acquéreurs. Depuis le 21 novembre 2024, les règlements établis doivent également dire si la location de meublés de tourisme est autorisée ou interdite.

Le règlement donne donc une réponse concrète à des questions telles que l'usage d'un local, les travaux sur un balcon, l'accès au local à vélos ou la répartition d'une dépense d'ascenseur. Il peut prévoir des restrictions justifiées par la destination de l'immeuble. Avant de signer une promesse de vente, lisez aussi l'état descriptif de division : il identifie les lots et accompagne ou complète le règlement.

Les documents de gestion au quotidien

Le carnet d'entretien concerne les parties communes. Le syndic l'établit, le tient et le met à jour. Il y inscrit notamment l'adresse de l'immeuble, son identité, les assurances, les gros travaux, les contrats de maintenance et, lorsqu'il existe, l'échéancier du plan pluriannuel de travaux. Les copropriétaires disposent d'un accès en ligne, avec un document téléchargeable et imprimable ; ils peuvent aussi demander une copie au syndic, aux conditions tarifaires de son contrat. Une copie est annexée à la promesse de vente.

La fiche synthétique joue un autre rôle : elle donne une photographie annuelle de la copropriété. Elle rassemble le numéro d'immatriculation, le nombre de lots et de bâtiments, le chauffage, les ascenseurs et, après approbation des comptes, les charges, dettes fournisseurs, impayés et fonds de travaux. Elle aide un acquéreur à poser les bonnes questions, mais elle ne remplace ni le règlement ni le carnet d'entretien.

L'immatriculation inscrit le syndicat des copropriétaires au registre national tenu par l'Agence nationale de l'habitat. Elle permet aux pouvoirs publics de connaître le parc et de repérer les copropriétés fragiles ; elle fournit aussi des informations utiles à la sécurisation d'une vente. Dans le cas général, le syndic accomplit l'inscription initiale et les mises à jour. Pour une copropriété neuve ou un immeuble ancien mis en copropriété, le notaire s'en charge.

Diagnostiquer, programmer, voter

Trois documents se complètent sans se confondre. Le diagnostic technique global (DTG) évalue l'état général du bâti et des équipements ; il sert à anticiper les travaux. Il est obligatoire quand un immeuble d'habitation de plus de 10 ans est mis en copropriété. Dans une copropriété existante, l'assemblée générale peut décider de le faire réaliser. Le syndic inscrit alors la question à l'ordre du jour et les copropriétaires votent sa réalisation à la majorité simple de l'article 24.

Le diagnostic de performance énergétique collectif (DPE collectif) mesure la consommation (La consommation rassemble les achats de biens et services des ménages, du logement à l’alimentation, et les choix de budget qui les accompagnent.) d'énergie et les émissions de gaz à effet de serre de l'immeuble. Pour les bâtiments d'habitation collective dont le permis de construire est antérieur au 1er janvier 2013, l'obligation couvre, depuis le 1er janvier 2026, les copropriétés d'au maximum 50 lots ; les copropriétés plus grandes y sont déjà soumises. Le DPE collectif contient des étiquettes de A à G et des recommandations, alors qu'un audit va plus loin dans la hiérarchisation et le financement des travaux.

Le projet de plan pluriannuel de travaux propose, à partir de l'état du bâti et des diagnostics disponibles, les travaux utiles sur dix ans, leur priorité et une estimation sommaire de leur coût. L'assemblée générale peut l'adopter, le modifier, l'adopter partiellement ou le refuser. La part votée devient le PPT : elle offre un calendrier et une prévision budgétaire, tandis que les travaux prévus font l'objet de votes au fil de l'échéancier.

Obtenir une copie et faire suivre les archives

Un propriétaire reçoit le règlement en annexe de son acte d'achat. Pour retrouver une copie, il peut solliciter un copropriétaire, utiliser l'extranet du syndic professionnel ou adresser une demande écrite au syndic ; celui-ci peut facturer ce service selon son contrat. Le service de publicité foncière délivre aussi une copie pour 30 €, sur le formulaire correspondant à la date d'enregistrement et envoyé en deux exemplaires au service du lieu de situation de l'immeuble. Un locataire reçoit une copie à la signature du bail et peut ensuite la demander à son bailleur.

Lorsqu'un syndic quitte ses fonctions, le sortant remet sous 15 jours la situation de trésorerie et les références des comptes bancaires. Dans le mois, il transmet les archives juridiques, comptables, techniques et celles relatives au personnel, avec un bordereau remis aussi au conseil syndical. Dans les deux mois, il remet les états de comptes après apurement et clôture. Si les documents manquent, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut mettre l'ancien syndic en demeure par lettre recommandée, lettre recommandée électronique ou acte de commissaire de justice.

Questions fréquentes

Le règlement de l'immeuble est-il le règlement de copropriété ?

Le règlement de copropriété est l'acte obligatoire et publié qui organise l'immeuble. Un règlement intérieur peut préciser les usages quotidiens ; il reste facultatif et reprend les règles du règlement de copropriété.

Le syndic peut-il modifier seul le règlement ?

La modification passe par une décision d'assemblée générale, avec une majorité qui dépend de son objet, puis par une publication chez le notaire. La mise en conformité avec une évolution législative relève de la majorité simple de l'article 24.

Le carnet d'entretien suit-il la copropriété ?

Oui. Il fait partie des archives remises au successeur lors d'un changement de syndic. Son contenu permet de retrouver les assurances, contrats d'entretien et gros travaux.

Le DPE collectif dispense-t-il de regarder les travaux ?

Le DPE collectif évalue la performance énergétique et recommande des travaux. Le PPPT ou le PPT sert à organiser, hiérarchiser et financer les travaux collectifs dans le temps.

L'immatriculation concerne-t-elle tous les immeubles ?

Elle est obligatoire pour les immeubles totalement ou partiellement destinés à l'habitation. Les copropriétés entièrement commerciales ou de bureaux sortent de cette obligation.